(Hyväksytty johtokunnan kokouksessa 6.3.2023.)
1. Yleistä
Raision Rinkka ry (jäljempänä Yhdistys) on sitoutunut suojaamaan toiminnassaan jäsentensä henkilötietoja ja kunnioittamaan heidän yksityisyyttään. Jäsenten tietoja käsitellään tässä selosteessa
eriteltyjä tarkoituksia varten ja vain niiden toimesta, joilla on tehtävänsä perusteella oikeus tietojen käsittelyyn.
2. Jäsenrekisteriä (CRM-jäsenpolku) pitää Suomen Latu ry, joka on rekisterinpitäjänä tehnyt jäsenrekisteriin liittyvän tietosuojaselosteen, jonka mukaisesti jäsentietoja käsitellään. Jäsenrekisteriin on pääsyoikeus henkilökohtaisesti niillä, joille Yhdistyksen hallitus on oikeuden antanut.
3. Jäsenrekisteriä koskeva tietosuojaseloste on luettavissa Suomen Ladun verkkosivuilta.
4. Rekisterinpitäjä
Raision Rinkka ry, raisionrinkka@gmail.com
5. Rekisterin nimi
Raision Rinkka ry:n osallistujarekisteri
6. Rekisterin käyttötarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään yhdistyksen tapahtumien (retket, kurssit ja koulutukset) ja vuokraustoiminnan (lomaosakkeet, retkeilyvälineet ja ulkoilumaja) toteuttamiseen. Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella.
7. Rekisterin tietosisältö
Tapahtumien osallistujalistaan kerätään henkilön nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero sekä
mahdollinen erikoisruokavalio.
Retkeilyvälineiden, ulkoilumajan ja lomaosakkeiden vuokrausta varten kerätään henkilön nimi,
sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
8. Säännönmukaiset tietolähteet
Tapahtumiin ja vuokraukseen osallistujat ilmoittavat tiedot itse. Alle 15-vuotiaiden osalta tietojen
ilmoittamisesta vastaa huoltaja.
9. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Rekisterin henkilötietoja käsittelevät kunkin tapahtuman järjestäjät, vuokraustoimintaan nimetyt henkilöt sekä tapauskohtaisesti toiminnan järjestämisessä mukana olevat yhteistyökumppanit, esimerkiksi vapaaehtoisen pelastuspalvelun (Vapepa) edustaja tai yhdistyksen ulkopuolinen retkivetäjä.
Majoitus- ja erityisruokavaliotiedot luovutetaan tapahtumakohtaisesti majoitus- ja ravintolapalveluiden tarjoajille.
Maksullisista tapahtumista tiedot luovutetaan yhdistyksen sisäisesti taloudenhoitajalle kirjanpidollisia toimia varten vuokraukseen, maksulliseen tapahtumaan tai muuhun toimintaan nimettyjen henkilöiden toimesta. Muita säännönmukaisia luovutuksia ei ole.
10. Tietojen siirto EU- ja ETA-maiden ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle.
11. Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötietoja säilytetään tapahtumien järjestäjien tai vuokraamiseen nimettyjen henkilöiden henkilökohtaisissa tiedostoissa. Tiedot sijaitsevat tietokoneella tai älylaitteella salasanalla suojattuina, paperilla oleva tieto nimetyn henkilön kotona lukollisessa tilassa. Tiedot hävitetään heti tapahtuman jälkeen tai viimeistään, kun maksullisista tapahtumista tai vuokrauksen kohteesta on saatu suoritus. Muista tiedoista säilytetään kirjanpitoon ja arkistointiin tarvittavat tiedot kirjanpitolain edellyttämällä tavalla. Kaikkia kerättyjä tietoja käsitellään kansallisen lainsäädännön ja EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti.
12. Rekisteröidyn oikeudet tarkistaa ja korjata tietoja sekä oikeus tulla unohdetuksi
Rekisteröidyillä on oikeus tarkistaa, muokata tai pyytää poistettavaksi omia tietojaan lähettämällä sähköpostin osoitteeseen: raisionrinkka@gmail.com. Tiedot näytetään vain kyseiselle henkilölle tai alle 15-vuotiaan lapsen kohdalla tämän huoltajalle. Pyytäjän henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen näyttämistä.